Lưu ý trong tổ chức hội chợ - triễn lãm

Lưu ý trong tổ chức hội chợ - triễn lãm
SUKIENVTV.COM là đơn vị chuyên nhận làm tổ chức sự kiện, tổ chức các hội chợ triển lãm, khai trương, khánh thành, lễ khởi công, thiết kế sân khấu, cho thuê phông bạt….Tuy nhiên để làm được điều này, chúng tôi luôn có đội ngũ nhân viên phù hợp với nhu cầu, luôn được khách hàng ưa chuông, được tin tưởng. Các dịch vụ của chúng tôi luôn đem đến cho khách hàng những ưng ý, hài lòng bởi chúng tôi luôn đi hoàn thành tốt những gì đã cam kết trong hợp đồng với quý khách hàng.

Khi nhắc đến hội chợ bạn sẽ nghĩ ngay đến điều gì? Những màn gọi lô tô huyên náo, trò chơi dân gian hay những gian hàng bán tất tần tật những thứ mà bạn có thể kể tên? Tuy nhiên thời của dạng hội chợ ấy đã qua thì nhà tổ chức cân phải lưu ý như:

Nhà tổ chức cần lưu ý

Hiện nay có rất nhiều loại hình hội chợ như trade fair, public fair, chuyên ngành, đa ngành nhưng ví dụ tôi đã từng đề cập cũng như trong thực tế thì hội chợ chuyên ngành là sử dụng rộng rãi nhất vì chúng ta có thể dễ dàng thu hẹp lượng khách hàng mục tiêu cũng như nắm bắt được ý kiến của khách hàng về ngành nhanh nhất. Chủ đề hội chợ sau đó sẽ được chọn cùng với ngành mà chúng ta tổ chức hội chợ.

Thời gian tổ chức phải phù hợp với thời gian của ngành và tránh trùng lắp với các hội chợ khác để không bị phân tán lượng khách hàng mục tiêu, tổ chức trong bao lâu (3-5-7 ngày). Bên cạnh đó chúng ta phải truyền tải rõ ràng mục đích của hội chợ đến với công chúng cũng như các nhà triển lãm.

Địa điểm tổ chức cần thuận tiện cho cả khách hàng lẫn nhà trưng bày, tuy nhiên nếu bạn chọn một địa điểm chính giữa đển trung hòa thì tôi nghĩ rằng đó không phải là một ý kiến hay, chọn nơi tập trung nhiều khách hàng tiềm năng sẽ tuyệt vời hơn đấy.

Sau đó hãy lên một danh sách về khả năng mời khách hàng cũng như nhà trưng bày, liên lạc với cơ quan chỉ đạo, ai sẽ bảo trợ cho hội chợ của bạn và cơ quan đồng tổ chức là những ai?

Chi tiết kỹ thuật
Thiết kế tổng thể cần phù hợp với việc đưa hàng vào ra, phòng cháy chữa cháy. Tối đa diện tích trưng bày tránh bỏ phí quá nhiều khu vực trống, cách bố trí gian hàng phải thuận tiện cho khách hàng trong việc tham quan. Tốt nhất là sử dụng cách bố trí hình tròn hạn chế ngõ rẽ vì như thế chắc chắn một số gian hàng sẽ bị khuất và khách cũng không muốn tham quan. Tuy nhiên hãy xét đến vấn đề mặt tiền của mặt bằng, nếu như khu vực càng nhiều mặt tiền giá sẽ càng cao. Phân khu đường luồng càng rõ ràng càng tốt, trong đó nhất thiết phải có khu chức năng cho ngành, khu dịch vụ (điện nước, ăn uống, vệ sinh, bảo vệ…) khu vực phần hội và khu dành cho quảng cáo.

Về trang trí hội chợ

Hội chợ, hội chợ triển lãm phải tạo được sự thu hút khách từ ngoài vào, vì hội chợ thường được tổ chức ngoài trời (trừ một số hội chợ về công nghệ…) nên chúng ta cần phải bảo đảm cho khách tham quan trong những điều kiện thời tiết xấu. Bố trí khu vực rõ ràng sẽ tạo được sự thoải mái và thích thú cho khách đi trên khu vực không gian hàng, ngược lại trong khu vực có gian hàng không nên bố trí quá tập trung sẽ làm lu mờ các gian hàng.
Quy trình tổ chức
Những hạng mục mà SUKIENVTV.COM luôn chuẩn bị không thể bỏ qua đó là
Chuẩn bị tổ chức : đăng kí địa điểm, đơn vị đồng hành, lên sơ đồ gian hàng và thiết kế sơ bộ tổng thể, đăng kí với địa phương, cơ quan chỉ đạo, thiết kế các phương tiện truyền thông, forms đăng kí, họp báo và trưng bày, khách mời, dàn dựng mặt bằng và khai mạc hội chợ triển lãm.
Diễn ra hội chợ : Về vấn đề này, SUKIENVTV luôn chuẩn bị rất kĩ và luôn làm hài lòng quý khách hàng. Để quá trình diễn ra hội chợ được suôn sẻ thì cần phải bao gồm các bước: khai mạc chương trình, chương trình phần hội, điều hàng khu vực dịch vụ, điều tra, sơ kết, bế mạc
Kết thúc hội chợ: thời gian dọn hàng, thời gian dọn mặt hàng, đánh giá tổn thất, phát sinh, đánh giá hội chợ, đánh giá công tác tài chính, quảng bá kết quả hội chợ, xử lí phát sinh, kế hoạch năm sau
Hãy liên hệ với chúng toi, bởi chúng tôi là đơn vị chuyên nhận tổ chức hội chợ, hội chợ triển lãm phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Các dịch vụ của chúng tôi cung cấp tương đối rẻ và đảm bảo chất lượng.
--