Lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Chúng tôi đã không dưới một lần đề cập đến việc chủ đề và concept quan trọng với một sự kiện được tổ chức như thế nào. Và chương trình hội thảo cũng phải là ngoại lệ. Chủ đề chương trình là nội dung chính quyết định mục đích tổ chức hội thảo của đơn vị tổ chức, và mục tiêu đạt được của khách mời khi đến tham dự hội thảo. Bởi vậy chủ đề của chương trình phải được thống nhất ngay từ đầu và hướng đến đúng đối tượng khách hàng – khách mời tham dự. Ví dụ, đối với hội thảo hướng đến đối tượng các bà mẹ sau khi sinh, bạn nên nghĩ đến các hội thảo với các chủ đề như: “phương pháp chăm sóc da sau khi sinh”, “cách chăm sóc trẻ sơ sinh”,…

Để quyết định được chủ đề, bạn nên tiến hành một cuộc khảo sát thăm dò chủ đề được nhiều người quan tâm nhất, đồng thời có kế hoạch truyền thông trước sự kiện thật kỹ lưỡng nhằm thu hút lượng khách đến tham dự hội thảo.

Không thể thiếu được bước này trong bản kế hoạch của bạn. Rất nhiều chương trình hội thảo đã bị vượt quá giới hạn thời gian dự kiến do các diễn giả, MC hoặc khách mời nói quá nhiều và không kiểm soát được nội dung mình đang nói, dẫn đến thời lượng chương trình bị kéo dài một cách vô nghĩa và lan man. Trong trường hợp này, MC dẫn chương trình đóng vai trò quan trọng trong việc phát đi tín hiệu để nhắc khéo diễn giả, hoặc người điều phối và giám sát sự kiện có thể đứng phía dưới giơ bảng, chuyển giấy thông báo ngầm cho diễn giả được biết. Nhưng cách tốt nhất là bạn nên dặn dò trước các vị khách mời, các diễn giả và đặc biệt là MC của chương trình.

Về tiêu chí lựa chọn địa điểm, bạn cần dựa trên mục đích và tính chất của buổi hội thảo để lựa chọn địa điểm phù hợp. Đối với các buổi hội thảo lớn, bạn nên lựa chọn địa điểm tại các trung tâm hội nghị chuyên nghiệp hoặc tại các khách sạn lớn. Với các buổi hội thảo quy mô nhỏ hơn, mang tính chất nội bộ và cần tạo không khí thân mật thì không gian tại các quán café hoặc nhà hàng là phù hợp hơn cả.

Một lưu ý là bạn không nên chọn địa điểm có không gian quá rộng, sẽ làm không khí buổi hội thảo bị loãng, hoặc không gian quá chật sẽ gây ra cảm giác ngột ngạt, không thoải mái cho mọi người. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức cần có vị trí giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm để tiện cho các khách mời và người tham dự di chuyển đến đó.

Để đảm bảo lượng người tham dự, bạn cần lập kế hoạch truyền thông một cách chu đáo. Việc truyền thông tốt còn có tác dụng giúp đảm bảo tính hiệu quả của hội thảo sau khi sự kiện kết thúc. Các kênh email, báo chí, mạng xã hội… sẽ đem lại hiệu quả không ngờ cho bạn. Thậm chí, đổi với những người có vị thế như giám đốc, chủ doanh nghiệp, cần bố trí nhân sự gọi điện thoại và trao đổi trực tiếp, mời họ đến sự kiện.

Lưu ý, thời điểm truyền thông không nên quá sớm để tránh trường hợp khách hàng nhầm lẫn hoặc quên mất sự kiện của bạn, cũng không nên quá sát ngày tổ chức để họ có thể sắp xếp thời gian đến tham dự.

Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch tổ chức hội thảo đó là bạn cần xem xét, lựa chọn các hình thức đăng ký tham dự hội thảo.

Nếu cần tư vấn thêm thông tin hoặc tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói, hãy đến với chúng tôi bạn sẽ được tư vấn và cung cấp dịch vụ tốt nhất.